Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Enhetssekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en strukturert og serviceinnstilt Enhetssekretær som kan bidra til effektiv drift og administrativ støtte i vår organisasjon. Som Enhetssekretær vil du være en sentral ressurs i enheten, og ha ansvar for en rekke administrative oppgaver som støtter ledelsen og øvrige ansatte. Du vil arbeide tett med både interne og eksterne samarbeidspartnere, og være et viktig bindeledd i den daglige driften.
Arbeidsoppgavene inkluderer blant annet møtekoordinering, dokumenthåndtering, arkivering, postbehandling, bestillinger og oppfølging av administrative rutiner. Du vil også kunne få ansvar for å utarbeide rapporter, føre referater og bidra til forbedring av interne prosesser. Rollen krever høy grad av nøyaktighet, gode samarbeidsevner og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.
Vi ser etter deg som har erfaring fra lignende stillinger, gjerne innen offentlig sektor, og som trives med å jobbe i et miljø preget av høyt tempo og varierte oppgaver. Du må være komfortabel med bruk av digitale verktøy og ha god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk.
Stillingen som Enhetssekretær gir deg muligheten til å være en del av et engasjert team, hvor du får brukt dine administrative ferdigheter og bidra til at enheten fungerer optimalt. Vi tilbyr et inkluderende arbeidsmiljø, gode utviklingsmuligheter og konkurransedyktige betingelser.
Dersom du er en person som liker å ha oversikt, er løsningsorientert og har et øye for detaljer, kan dette være stillingen for deg. Vi ser frem til å motta din søknad!
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og forberede møter og arrangementer
- Håndtere innkommende og utgående post
- Føre referater og utarbeide dokumenter
- Oppdatere og vedlikeholde arkivsystemer
- Bestille kontorrekvisita og annet nødvendig utstyr
- Bistå ledelsen med administrative oppgaver
- Sikre god informasjonsflyt internt og eksternt
- Følge opp interne rutiner og prosedyrer
- Bidra til forbedring av administrative prosesser
- Håndtere telefonhenvendelser og e-post
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller kontorfag
- Erfaring fra lignende stilling, gjerne i offentlig sektor
- Gode ferdigheter i bruk av digitale verktøy og kontorprogrammer
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Evne til å arbeide selvstendig og strukturert
- Serviceinnstilt og gode samarbeidsevner
- Høy grad av nøyaktighet og pålitelighet
- Fleksibel og løsningsorientert
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Kjennskap til offentlig forvaltning er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å søke stillingen som Enhetssekretær?
- Hvilken erfaring har du med administrative oppgaver?
- Hvordan håndterer du stress og mange oppgaver samtidig?
- Hvilke digitale verktøy har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du god informasjonsflyt i en organisasjon?
- Har du erfaring med møtekoordinering og referatskriving?
- Hvordan jobber du for å forbedre interne rutiner?
- Hva er dine styrker i en administrativ rolle?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Har du erfaring fra offentlig sektor?
